ФАО помага и советува за обезбедување на доволно храна за сите и сигурна исхрана, за здравјето на шумите, риболовот и аквакултурата, справување со климатските промени, штетниците и болестите на растенијата и животните, меѓународната трговија со храна, органското земјоделство, условите за живот во руралните заедници и многу повеќе. Надгледувањето и утврдувањето на приоритетите поврзани со оваа работа во Европа и Централна Азија е задача на Регионалната конференција на ФАО за Европа. Организирана на секои две години на различна локација, Регионалната конференција е комплексен потфат и за земјата-домаќин и за тимот на ФАО во регионот. Горан Ставриќ, кој имаше координирачка улога на три последователни конференции, дава осврт на многуте фактори зад сцената кои ја прават една регионална конференција на ФАО успешна.
Што е најважно за подготовка на Регионална конференција?
Повеќето луѓе ќе се согласат дека тоа е содржината: подготвување на агендата во консултација со нашите земји-членки и развивање на основни документи за секоја од политиките и техничките теми кои би се дискутирале. Меѓутоа, од моето искуство, практичните и логистичките подготовки се подеднакво важни. Тоа се илјада мали детали кои се вклопуваат заедно за да создадат средина каде лесно се функционира и делегатите можат да работат и дебатираат без потешкотии.
Која е појдовната точка на логистичкиот дел?
Една од првите и најважни задачи е да го одберете местото за настанот. Не секој хотел или конференциски центар би бил доволен, бидејќи ова е тридневна конференција која вклучува 300 делегати и набљудувачи, кои дебатираат на пленарни сесии со симултано толкување на најмалку четири различни јазици. Понатаму, во текот на паузите се одвиваат придружни настани и презентации во помали простории, состаноци на делегации со генералниот директор на ФАО, собири на новинари, фотографи и камермани. За нашата неодамнешна конференција во Вороњеж, местото беше одредено доста предвреме и навистина одлично одговараше за настанот.
Следно?
Регистрацијата е вообичаено првиот контакт со делегатот, па затоа работиме напорно за да го направиме онлајн искуството лесно, флексибилно, сигурно и транспарентно. Регистрацијата е основа за старт на цела серија други активности – хотелска резервација, апликација за виза, маршута на патување, трансфер при пристигнување, изработка на беџ и многу повеќе. Ако добро ја завршиме нашата работа, учесниците ќе пристигнат одморени и во добра умствена кондиција за работа.
Паралелно, работиме на финализирање, преведување и објавување на сите основни документи на веб-страниците на Регионалната конференција – на англиски, француски, руски и шпански јазик – а сето тоа станува достапно и на мобилна апликација на Конференцијата. Серија комуникациски материјали се испраќаат до новинари во земјата-домаќин и низ целиот регион, а истовремено работиме на уредување на местото на настанот.
Конечно, започнува неделата на Регионалната конференција
Тимот на ФАО пристигнува неколку дена однапред, да го надгледува уредувањето: поставување на подиум, инсталација на мега-екран и камери, позиционирање и поврзување на кабините за превод, распакување и монтажа на националните знамиња, уредување на салата, тестирање на мрежното поврзување и информирање на волонтерите.
Кои се волонтерите и што прават тие?
Вообичаено, тоа се универзитетски студенти во градот каде што се одржува Конференцијата. Нив ги ангажира Владата-домаќин за да помагаат на бирото за информации на конференцијата, да пречекаат делегати на аеродром, да копираат документи, да бидат присутни на бирото за публикации, да ги следат вестите за Конференцијата на локалните медиуми, како и да асистираат и пренесуваат пораки за време на пленарните сесии. Во Вороњеж имавме околу 30 волонтери, сите ентузијасти и многу способни. Без нив би било речиси невозможно да се управува една Регионална конференција.
Конференцијата се отвора. Што потоа?
Од тој момент, настапува работата на делегатите. Во регионот на Европа и Централна Азија, ФАО има 53 земји-членки и една организација-член, Европската унија. Членовите избираат претседател, двајца заменик-претседатели и двајца известувачи. Има поздравни обраќања од страна на генералниот директор на ФАО, висок претставник на земјата-домаќин, претставник на граѓанските организации и други. Важно е да се земе предвид мислењето на граѓанското општество по сите клучни точки на агендата, а тоа е олеснето и преку консултации со граѓанските организации пред почетокот на Регионалната конференција.
Првата, а можеби и најважна, тема на дневниот ред се дискутира на министерска сесија, каде што земјите се претставени од нивниот министер за земјоделство или друг висок функционер. Следно, делегатите продолжуваат со работа на останатите точки од агендата. Симултаните преведувачи работат во тричасовни смени за да овозможат непречен дијалог.
А што се случува зад сцената?
Наутро и попладне, известувачите на Конференцијата подготвуваат сегменти од нацрт-извештајот со помош на назначените технички службеници на ФАО. Овие текстови се пренесуваат до седиштето на ФАО во Рим, каде што искусни преведувачи чекаат да работат на нив, и ноќе ако е потребно.
Утрото на третиот ден, земјата-домаќин обично ги поканува делегатите да посетат една или повеќе локации на терен: земјоделско земјиште, погон за одгледување на добиток, фабрика за преработка на храна или пазар на големо. Ова е можност да видат и да се запознаат со иновативни практики за храна и земјоделско производство во земјата-домаќин. До времето кога се враќаат од терен, нацрт-извештајот од Регионалната конференција е достапен на сите четири јазици за дискусија и усвојување.
Наведете ги првите пет совети за успешна Регионална конференција на ФАО.
- Воспоставете добра комуникација со Владата- домаќин и нејзиниот изведувач за управување со настанот.
- Договорете го местото за настанот значително однапред. Не можам да го истакнам ова доволно, бидејќи се додека местото не е определено, сите останати логистички подготовки се на чекање.
- Ставете се во чевлите на еден делегат. Смислувајте сценарија. Секоја фаза од искуството, обидете се да ја замислите од гледна точка на делегатот.
- Имајте јасно дефинирани улоги за секој член на тимот, но притоа бидете флексибилни. Ценете го фактот дека секоја задача е поврзана со други. Дури и колегите кои не се директно вклучени може да носат потежок товар во месеците до Регионалната конференција.
Без разлика колку внимателно ќе се подготвите, неколку работи секогаш ќе тргнат наопаку. Бидете креативни и подготвени за компромис за да ги решавате проблемите во лет.
Зелена берза
